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李偉文 的專欄

獨立思考充分交流·團隊創意源源不絕
2019/02/15
點閱率:141

「若想帶領團體完成某個目標,要如何蒐集意見?如何進行討論?」

我看AB寶不管在校內或校外,都有參與一些社團或自組團隊進行某些計畫,想了解她們知不知道如何進行有效的討論。

「咦?不就是約定時間大家坐下來一起交換意見,然後找到共識嗎?」A寶好像認為這不太是個問題。

「通常大部分的討論我會在網路上進行,比如大家各自丟出自己的想法,或者我會先丟一些問題讓大家先想想看。討論一段時間後我才會召集大家碰面作最後的定案。」B寶經營的團隊比較大,所以她採取的方式比A寶複雜一點。

我為B寶按讚:「B寶的方法不錯,不過我們要記得,網路的視訊會議或是群組討論有限制,通常用來決定簡單明確的事情很方便,比如討論日期,哪一天大家有空,那時候誰有事……等等,或這初步交換意見或交換彼此蒐集到的訊息也都很省時方便。但是要進行實質討論,尤其有爭議,或者有些利害關係,比如工作分配等等事情時,最好面對面討論。哦,對了,視訊會議參與的人,最好是彼此熟識的人,若是團隊規模再大一些,或者大家彼此不太熟,甚至是陌生人時,該如何蒐集大家的意見,形成決議?」

B寶立刻丟出答案:「我們以前試過腦力激盪的方法。」

我點點頭:「這是非常著名,歷史也非常悠久的創意發想階段可採用的會議,我在民國六十多年,在童軍團時就常常進行腦力激盪,在激發思考,收集點子的確有它的好處,不過也有它的侷限性,其他妳們還體驗過那些方式。」

A寶回答:「不久前我參加過「世界咖啡館」的分組討論。」

我點點頭:「這是最近這幾年很流行的方法,你說說看。」

A寶說:「我想人數比較彈性,從十幾人到幾十人大該都可以,認識或不認識都可以,參加的人分桌,每桌大約是四人,我猜五人或六人或許也可以,選一個桌長。然後就分幾回合大家輪流換桌子進行討論。比如第一回合,桌友輪流發言,桌長紀錄重點,每一位說完後,桌長不動,其餘桌友打散,加入不同的桌子。第二回合開始,桌長與新桌友分享第一回合的意見,之後新桌友也可以繼續進行討論。第三回合與第二回合一樣,桌長與新桌友分享前兩回桌友的意見。以此類推。最後再由各桌桌長報告各桌最後的幾項共識,主持人整合所有桌長的意見,就算是這次會議所有人的共識。」

我稱讚A寶說得很清楚,問她們:「這種方法有什麼好處?」

A寶回答:「可以認識許多不同的人,因為每次只有幾個人坐在同一桌,彼此可以自我介紹,同時又強迫大家換桌,可以認識更多人。」

B寶則說:「可以讓每個人都能發表到意見,因為每桌人不多,也強迫大家聽別人的發言。」

我點點頭:「這是蒐集到眾人意見,讓群體智慧能夠發揮的好方法,而且大夥坐在咖啡桌邊喝咖啡邊聊天,可以消除彼此因陌生而帶來的戒心,也可以打破彼此在社會上因職位身分帶來的階級。」

B寶思索著:「所謂打破階級,是不是一般我們作決策收集意見,會比較看重專家學者,或者官大學問大的人,反而沒有辦法收集到基層員工或一般老百姓的看法?」

我為B寶按讚:「的確,有人做過研究與調查若是讓群體的智慧得以發揮,就必須考慮這些群眾會不會被操控,因此要注意到幾個因素,比如意見要有機會表達交流,彼此的訊息不被隔離,但是又不能有太強勢的意見,否則會主導或左右大家往某特定方向思考,而且群眾的背景要愈多元愈好,總之必須兼顧意見交流但又需維持獨立思考。你們有沒有注意到,世界咖啡館基本上符合以上幾個要求。不過,還有沒有其他方法?」

AB寶面面相覷,想不出其他方法。

我提供她們一個我曾經用過的方法:「當我們沒有世界咖啡館那樣的場地或時間時,或許可以用我們在荒野保護協會採取的團體討論,適合二十人以上,一百人以下的團體。討論進行時分為幾個階段,幾種規模層次。首先是將所有人任意配對,二個人一組針對特定問題討論,並且必須以書面作記錄然後是每二組再合併成為一組,再一次進行討論,仍然要做記錄,並且開始將結論或建議書寫在大張的海報紙上。之後再合併一次到二次,視時間或人數,最後剩下三或四大組時,再派代表報告整組的結論或建議,然後進行總結。」

我停了一下,繼續說:「這個方法的好處是:最多元,每一個人都有充份時間表達意見,即使再害羞再弱勢的人的意見,在第一圈,二個人一組時就可以被呈現出。有許多交流機會,但是又不會被某一、二個強勢概念所左右。可以避免意見被少數人的情緒所左右。從2個人開始再一圈圈一直擴大討論時,不成熟的意見可以不斷被補強,也不斷可以增添新激發出來的想法。」

AB寶眼睛一亮,尋找紙筆要記錄下來。

最後我結論道:「其實這樣的討論並不需要花到太多時間,甚至可以比一開始就採取大群組的討論來得省時間,而且,這種一圈圈擴大的討論模式,也一定能激發出最多的想法與意見。據我們實際操作觀察,大概人數在三十到五十人左右的團體,只要花大約三十至四十分鐘,就可以有相當好的成果。」




作者》 李偉文

荒野保護協會創辦人之一,也是一位牙醫師.作家.環保志工。專欄見於各類報章雜誌,亦出版許多著作。

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